FAQ – Foire aux questions

Statut et fonction du secrétaire municipal

Existe-t-il un cahier des charges type pour le poste de secrétaire municipal ?

Il n’existe pas de cahier des charges type pour le poste de secrétaire municipal, car compte tenu de la diversité de taille et d’organisation des communes, les tâches qui lui sont attribuées peuvent varier sensiblement. La loi sur les communes pose un cadre à ses articles 52 et suivants qui peut servir de base.

Le temps de travail du secrétaire municipal est-il le même que celui du boursier ?

Les communes sont compétentes pour fixer le temps de travail de leurs employés, mais il va de soi que le temps de travail, à taux d’activité égal, doit être le même pour tous les employés de la commune.

Quel est le statut du secrétaire municipal au sein de l'administration communale ?

La loi sur les communes, art. 52 et suivants, prévoit un rôle particulier pour le secrétaire municipal en indiquant qu’il est le premier collaborateur de la Municipalité. Il est également celui qui en signe les actes et assure la coordination entre l’exécutif et l’administration. A ce titre, le secrétaire municipal occupe le poste le plus haut classé de la commune.

Est-il possible de réunir deux administrations dans un bâtiment avec les mêmes employés sans une fusion officielle des communes ?

Deux communes distinctes peuvent mettre en place une administration commune si l’une d’entre elles en délègue la compétence à l’autre, étant entendu que chaque commune doit nommer un secrétaire municipal et un boursier, qui pourraient être les mêmes, mais avec des contrats séparés. Il doit y avoir un employeur clairement défini qui engage le personnel et le gère.

Documents officiels

Où peut-on obtenir les documents officiels suivants ?
Quoi ? Où ?
Acte de bonnes mœurs Greffe
Acte de décès État civil du lieu de décès ou d’origine
Acte de mariage État civil compétent pour le lieu du mariage ou d’origine
Acte de naissance État civil compétent pour le lieu de naissance ou d’origine
Acte d’origine État civil compétent pour la commune d’origine
Attestation de départ Contrôle des habitants de la commune de départ
Attestation de séjour Contrôle des habitants du lieu de séjour
Authentification de la signature d’un fonctionnaire communal ou cantonal Bureau des légalisations intégré au Bureau des passeports au Centre de biométrie
Authentification de la signature d’une personne Notaires
Authentification d’une copie de document Notaires
Certificat d’établissement Contrôle des habitants du lieu d’établissement
Certificat d’assurance AVS-AI Agence d’assurances sociales
Certificat de non interdiction civile (capacité civile) Justice de paix du domicile
Certificat de vie Contrôle des habitants ou Greffe municipal du lieu d’établissement
Certificat d’héritiers Justice de paix du cercle ayant ouvert la succession du défunt (en règle générale, au dernier lieu d’établissement du défunt)
Certificat individuel d’état civil pour personne de nationalité suisse État civil compétent pour la commune d’origine
Copie certifiée conforme (pour documents émanant de la commune) Greffe municipal
Déclaration de garantie Ambassade ou consulat suisse du lieu de domicile de l’invité
Extrait du casier judiciaire suisse Le formulaire peut être obtenu auprès de la Poste ou en ligne (www.casier.admin.ch)
Certificat de famille (anciennement: livret de famille) État civil du lieu du mariage si célébré en Suisse ou état civil compétent pour la commune d’origine pour un duplicata ou si le mariage a été célébré à l’étranger
Permis de conduire international Service cantonal des automobiles et de la navigation, www.san.vd.ch