Statut et fonction du secrétaire municipal
Il n’existe pas de cahier des charges type pour le poste de secrétaire municipal, car compte tenu de la diversité de taille et d’organisation des communes, les tâches qui lui sont attribuées peuvent varier sensiblement. La loi sur les communes pose un cadre à ses articles 52 et suivants qui peut servir de base.
Les communes sont compétentes pour fixer le temps de travail de leurs employés, mais il va de soi que le temps de travail, à taux d’activité égal, doit être le même pour tous les employés de la commune.
La loi sur les communes, art. 52 et suivants, prévoit un rôle particulier pour le secrétaire municipal en indiquant qu’il est le premier collaborateur de la Municipalité. Il est également celui qui en signe les actes et assure la coordination entre l’exécutif et l’administration. A ce titre, le secrétaire municipal occupe le poste le plus haut classé de la commune.
Deux communes distinctes peuvent mettre en place une administration commune si l’une d’entre elles en délègue la compétence à l’autre, étant entendu que chaque commune doit nommer un secrétaire municipal et un boursier, qui pourraient être les mêmes, mais avec des contrats séparés. Il doit y avoir un employeur clairement défini qui engage le personnel et le gère.
Epidémie de COVID-19
La rémunération des employés payés à l’heure est au bon vouloir de l’employeur.
Les communes qui le désirent peuvent aider ces personnes de plusieurs manières :
- payer les salaires du personnel communal rémunéré à l’heure sur la base d’une moyenne de 2 à 3 mois, selon l’activité, de l’année précédente à la même période
- mettre en place un fonds de soutien pour cette catégorie de personnes, distribué selon des critères à établir
- mettre en place des mesures d’allégement pour cette catégorie de personne, par exemple suppression de taxes communales ou distribution de biens de première nécessité
- employer cette catégorie de personnes, pour autant qu’elles ne soient pas dans une catégorie à risque, pour des tâches communales de soutien à la population.
Documents officiels
| Quoi ? | Où ? |
| Acte de bonnes mœurs | Greffe |
| Acte de décès | État civil du lieu de décès ou d’origine |
| Acte de mariage | État civil compétent pour le lieu du mariage ou d’origine |
| Acte de naissance | État civil compétent pour le lieu de naissance ou d’origine |
| Acte d’origine | État civil compétent pour la commune d’origine |
| Attestation de départ | Contrôle des habitants de la commune de départ |
| Attestation de séjour | Contrôle des habitants du lieu de séjour |
| Authentification de la signature d’un fonctionnaire communal ou cantonal | Bureau des légalisations intégré au Bureau des passeports au Centre de biométrie |
| Authentification de la signature d’une personne | Notaires |
| Authentification d’une copie de document | Notaires |
| Certificat d’établissement | Contrôle des habitants du lieu d’établissement |
| Certificat d’assurance AVS-AI | Agence d’assurances sociales |
| Certificat de non interdiction civile (capacité civile) | Justice de paix du domicile |
| Certificat de vie | Contrôle des habitants ou Greffe municipal du lieu d’établissement |
| Certificat d’héritiers | Justice de paix du cercle ayant ouvert la succession du défunt (en règle générale, au dernier lieu d’établissement du défunt) |
| Certificat individuel d’état civil pour personne de nationalité suisse | État civil compétent pour la commune d’origine |
| Copie certifiée conforme (pour documents émanant de la commune) | Greffe municipal |
| Déclaration de garantie | Ambassade ou consulat suisse du lieu de domicile de l’invité |
| Extrait du casier judiciaire suisse | Le formulaire peut être obtenu auprès de la Poste ou en ligne (www.casier.admin.ch) |
| Certificat de famille (anciennement: livret de famille) | État civil du lieu du mariage si célébré en Suisse ou état civil compétent pour la commune d’origine pour un duplicata ou si le mariage a été célébré à l’étranger |
| Permis de conduire international | Service cantonal des automobiles et de la navigation, www.san.vd.ch |