Archives
1. Bases légales
Ce thème est principalement traité dans la loi sur l’archivage, et les lois connexes (Loi sur l’information et Loi sur la protection des données), la loi sur les communes ainsi que certaines lois fédérales (code des obligations et autres législations concernant la comptabilité) :
- RSV 432.11 Loi sur l’archivage (LArch) du 14 juin 2011
- RSV 432.11.1 Règlement d’application de la loi du 14 juin 2011 sur l’archivage (RLArch) du 199 décembre 2011
- RSV 170.21 Loi sur l’information (LInfo) du 24 septembre 2002
- RSV 175.11 Loi sur les communes (LC) du 28 février 1956
- RSV 175.31.1 Règlement sur la comptabilité des communes (RCCom) du 14 décembre 1979
- RSV 432.11.1.2 Arrêté ordonnant la remise aux Archives canto-nales des anciens plans cadastraux et terriers (AACVap) du 10 avril 1959
- RSV 432.11.1.1 Arrêté ordonnant la remise aux Archives canto-nales des anciens registres et autres documents du gouvernement antérieurs à 1803 (AACVar)
du 22 janvier 1946 - RS 220 Loi fédérale complétant le Code civil suisse, livre cinquième : Droit des obligations (CO) du 30 mars 1911 (article 962)
- RS 281.1 Loi fédérale sur la poursuite pour dette et la fail-lite (LP) du 11 avril 1889 (article 149a)
- RS 641.20 Loi fédérale régissant la taxe sur la valeur ajou-tée (LTVA) du 12 juin 2009
- RS 641.201 Ordonnance régissant la taxe sur la valeur ajou-tée (OTVA) du 27 novembre 2009
2. Exposé du contenu
Les communes vaudoises doivent gérer leurs archives de manière à assurer la continuité et la traçabilité de leur action, à garantir la sécurité du droit, à protéger les droits des citoyens et à sauvegar-der le patrimoine documentaire. L’archivage est donc d’abord une tâche essentielle pour assurer le bon fonctionnement de l’administration, en particulier grâce au classement et au tri régu-lier des documents.
Les exigences légales sont applicables quel que soit le support (papier ou électronique). L’utilisation d’une GED n’est pas de l’archivage électronique. Le classement, le tri régulier et à terme le versement aux archives historiques est également valable pour les documents électroniques.
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3. Modèles/formulaires/documents divers
Plan de classement modèle (pour les communes petites et moyennes) : un plan de classement modèle est téléchargeable sous www.vd.ch/archives-communales > organiser > modèle de plan de classement
Calendrier de conservation (recueil de règles de conservation) :
Le calendrier de conservation est une liste, organisée logiquement, des différentes catégories de documents créés ou reçus par l’administration communale, indiquant la durée pendant laquelle ceux-ci doivent être conservés et leur sort final à l’échéance de ce délai.
Il facilite considérablement l’évaluation et la sélection des documents, en permettant l’identification de ceux qui pourront être éliminés à terme et de ceux qui devront être conservés comme archives définitives. La Commune est compétente pour déterminer les durées d’utilisation
Les Archives cantonales vaudoises proposent un calendrier de conservation modèle accessible en ligne : www.vd.ch/archives-communales > organiser > le calendrier de conservation.
Recommandations pour les GED
Les fournisseurs de GED ignorent généralement que les communes doivent suivre des règles plus strictes que l’économie privée en matière d’archives. Exigences légales et principes dans ce domaine peuvent être consulter sous : www.vd.ch/archives-communales > Recommandations pour les GED.
4. Pour plus d’info
Si une commune n’a pas d’archives communales, il est possible de se renseigner auprès des archives cantonales ou auprès de l’association vaudoise des archivistes (AVAch).www.archivistes.ch
Le Guide pratique de gestion des archives communales est accessible en ligne à l’adresse suivante :
Renseignements :
Archives cantonales vaudoises
Rue de la Mouline 32
1022 Chavannes-près-Renens
Tel. : + 41 21 316 37 11
Fax : + 41 21 316 37 55