Ce thème est principalement traité dans la loi sur l’archivage, et les lois connexes (Loi sur l’information et Loi sur la protection des données), la loi sur les communes ainsi que certaines lois fédérales (code des obligations et autres législations concernant la comptabilité) :
Les communes vaudoises doivent gérer leurs archives de manière à assurer la continuité et la traçabilité de leur action, à garantir la sécurité du droit, à protéger les droits des citoyens et à sauvegar-der le patrimoine documentaire. L’archivage est donc d’abord une tâche essentielle pour assurer le bon fonctionnement de l’administration, en particulier grâce au classement et au tri régu-lier des documents.
Les exigences légales sont applicables quel que soit le support (papier ou électronique). L’utilisation d’une GED n’est pas de l’archivage électronique. Le classement, le tri régulier et à terme le versement aux archives historiques est également valable pour les documents électroniques.
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Plan de classement modèle (pour les communes petites et moyennes) : un plan de classement modèle est téléchargeable sous www.vd.ch/archives-communales > organiser > modèle de plan de classement
Le calendrier de conservation est une liste, organisée logiquement, des différentes catégories de documents créés ou reçus par l’administration communale, indiquant la durée pendant laquelle ceux-ci doivent être conservés et leur sort final à l’échéance de ce délai.
Il facilite considérablement l’évaluation et la sélection des documents, en permettant l’identification de ceux qui pourront être éliminés à terme et de ceux qui devront être conservés comme archives définitives. La Commune est compétente pour déterminer les durées d’utilisation
Les Archives cantonales vaudoises proposent un calendrier de conservation modèle accessible en ligne : www.vd.ch/archives-communales > organiser > le calendrier de conservation.
Les fournisseurs de GED ignorent généralement que les communes doivent suivre des règles plus strictes que l’économie privée en matière d’archives. Exigences légales et principes dans ce domaine peuvent être consulter sous : www.vd.ch/archives-communales > Recommandations pour les GED.
Si une commune n’a pas d’archives communales, il est possible de se renseigner auprès des archives cantonales ou auprès de l’association vaudoise des archivistes (AVAch).www.archivistes.ch
Le Guide pratique de gestion des archives communales est accessible en ligne à l’adresse suivante :
Archives cantonales vaudoises
Rue de la Mouline 32
1022 Chavannes-près-Renens
Tel. : + 41 21 316 37 11
Fax : + 41 21 316 37 55